Czy w KIO zasądzą koszty dojazdu pełnomocnika? Czyli 9 ciekawostek na temat kosztów postępowania w KIO i SZP

W tym wpisie chcemy Wam przedstawić - w telegraficznym skrócie - listę 9 ciekawostek na temat kosztów postępowania w Krajowej Izbie Odwoławczej (KIO) i Sądzie Zamówień Publicznych (SZP) czyli Sądzie Okręgowym w Warszawie.

Przypominamy, że KIO i SZP to te instytucje, które jako jedyne w Polsce rozpoznają środki ochrony prawnej przysługujące wykonawcom w trakcie przetargu publicznego czyli postępowania prowadzonego zgodnie z ustawą z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (PZP).

Do napisania tego wpisu tradycyjnie zainspirowało nas życie. W naszej praktyce wciąż bowiem spotykamy się z pytaniami - ze strony zamawiających, wykonawców, jak i kancelarii prawnych niespecjalizujących się w zamówieniach publicznych - na temat kosztów postępowania przed KIO i SZP.

Nasz wpis w założeniu miał mieć charakter przekrojowy oraz praktyczny, a zatem zwracamy w nim uwagę na najważniejsze - z naszej perspektywy - kwestie związane z kosztami postępowania, jak również przywołujemy również aktualne orzecznictwo Sądu Zamówień Publicznych.

Na marginesie, o kosztach kiedyś już pisaliśmy na naszym blogu we wpisie pt. "Co zrobić, gdy KIO zapomni zasądzić koszty postępowania?". Zachęcamy do lektury.

Mamy nadzieję, że w tym wpisie znajdziecie odpowiedzi na wiele z nurtujących Was pytań - wszak lepiej przeczytać, niż ostatecznie płacić ;-)

A oto nasza lista 9 ciekawostek na temat kosztów postępowania w KIO i SZP:

CIEKAWOSTKA NR 1 czyli ile wynosi wpis od odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej?

WPIS OD ODWOŁANIA DO KIO TO KOSZT MIĘDZY 7,5 A 20 TYSIĘCY PLN! 

Oczywiście będzie tak w zależności od rodzaju zamówienia (roboty budowlane droższe / usługi i dostawy tańsze) i wartości zamówienia (przetargi unijne droższe / przetargi krajowe tańsze), w którym wnosicie odwołanie. Poniżej prezentujemy dla Waszej wygody krótką tabelkę na ten temat.

UWAGA! Wpis od odwołania w prawidłowej wysokości powinien być wniesiony (pieniądze muszą wpłynąć na rachunek bankowy Urzędu Zamówień Publicznych lub musi zostać obciążony rachunek bankowy wpłacającego) najpóźniej do upływu terminu na wniesienie odwołania (a zatem nie ma możliwości jego zapłacenia np. po otrzymaniu wezwania - tak jak to jest w przypadku postępowania skargowego w SZP).

Więcej wskazówek takich jak powyżej znajdziecie w naszej publikacji pt. "Jak wystartować w przetargu publicznym? Poradnik z PZP".

CIEKAWOSTKA NR 2 czyli ile wynosi opłata od skargi do Sądu Zamówień Publicznych?

OPŁATA OD SKARGI DO SZP WYNOSI TRZYKROTNOŚĆ WPISU WNIESIONEGO OD ODWOŁANIA W SPRAWIE, KTÓREJ DOTYCZY SKARGA!

Czyli np. jeśli wpis od odwołania do KIO wynosił 20 tys. PLN, to opłata od skargi do SZP na wydane orzeczenie KIO będzie wynosić 60 tys. PLN.

UWAGA, OD POWYŻSZEJ ZASADY JEST ISTOTNY WYJĄTEK! PATRZ PONIŻEJ NA CIEKAWOSTKĘ NR 3.

CIEKAWOSTKA NR 3 czyli jaka jest specyfika skargi do SZP na samo postanowienie o kosztach?

SKARGA NA POSTANOWIENIE O KOSZTACH ZAWARTE W ORZECZENIU KIO (POSTANOWIENIU PREZESA KIO) MA CHARAKTER ZAŻALENIA!

W praktyce powyższe oznacza tyle, że jest taniej i przeważnie szybciej.

Jeśli skarżymy wyłącznie koszty zasądzone (lub nie zasądzone) przez KIO, nasza skarga ma charakter zażalenia, a to oznacza, że:

• opłata od skargi będzie znacznie niższa, tj. zamiast kilkudziesięciu tysięcy złotych, będzie kosztować maksymalnie kilkaset złotych,

• sprawa zasadniczo zostanie rozpoznana bez udziału stron na posiedzeniu niejawnym przez Sąd w składzie jednoosobowym.

Przypominamy, że skarga jest wnoszona w terminie 14 dni od dnia doręczenia orzeczenia Izby (postanowienia Prezesa KIO).

Więcej znajdziesz np. w postanowieniach Sądu Okręgowego w Warszawie z dnia 6 września 2023 r. (sygn. akt XXIII Zs 81/23), z dnia 29 maja 2024 r. (sygn. akt XXIII Zs 39/24), z dnia 16 grudnia 2021 r. (sygn. akt XXIII Zs 127/21).

Analogicznie przedstawia się sprawa w przypadku zażalenia na postanowienie o kosztach zawarte w orzeczeniu Sądu Zamówień Publicznych, niemniej z jedną istotną różnicą. Różnica ta dotyczy terminu wniesienia zażalenia, który w tym przypadku wynosi "standardowe" - na gruncie postępowania cywilnego - 7 dni.

CIEKAWOSTKA NR 4 czyli ile zasądzą pełnomocnikowi wygrywającego w KIO?

PEŁNOMOCNIK WYGRYWAJĄCEGO W KIO OTRZYMA ZASADNICZO MAKSYMALNIE 3600 PLN!

Jeśli wynagrodzenie i wydatki jednego pełnomocnika przekroczą ww. kwotę, wtedy KIO zasądzi tylko 3600 PLN, a resztę będzie musiała pokryć strona we własnym zakresie.

Niemniej od ww. zasady jest ISTOTNY WYJĄTEK - spójrzcie na ciekawostkę nr 5 poniżej.

Co ważne, nie wystarczy złożyć samego wniosku o zasądzenie kosztów w KIO, ale niezbędne będzie również złożenie, najpóźniej przed zamknięciem rozprawy, rachunku (przeważnie faktury VAT) lub spisu kosztów do akt sprawy.

O tym, kto i kiedy jest wygrywającym w KIO, znajdziecie więcej w ciekawostce nr 8 poniżej.

CIEKAWOSTKA NR 5 czyli czy w Krajowej Izbie Odwoławczej zasądzą koszty dojazdu pełnomocnika?

OPRÓCZ MAKSYMALNEJ KWOTY 3600 PLN, PEŁNOMOCNIK WYGRYWAJĄCEGO MOŻE OTRZYMAĆ ZWROT KOSZTÓW DOJAZDU NA POSIEDZENIE LUB ROZPRAWĘ KIO!

W kontekście powyższego warto zwrócić uwagę na wydane nie tak dawno postanowienie Sądu Okręgowego w Warszawie z dnia 29 maja 2024 r. (sygn. akt XXIII Zs 39/24), w którym SZP uwzględnił skargę na postanowienie o kosztach zawarte w wyroku KIO.

SZP nie zgodził się z poglądem KIO, jakoby w kwocie 3600 PLN zawierały się również wydatki pełnomocnika z tytułu dojazdu na rozprawę.

Sąd Zamówień Publicznych przypomniał, że "koszty związane z dojazdem na wyznaczone posiedzenie lub rozprawę" są kategorią odrębną od "wynagrodzenia pełnomocnika i jego wydatków" - a te dwie odrębne kategorie są zawarte w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania (odpowiednio w par. 5 pkt 2 lit. a i b).

Tym samym wykładnia literalna i celowościowa ww. przepisów przemawiają za koniecznością zwrotu wygrywającemu w KIO kosztów dojazdu pełnomocnika niezależnie od zasądzonej kwoty maksymalnej 3600 PLN.

UWAGA! Nie wystarczy złożyć samego wniosku o zasądzenie kosztów dojazdu w KIO, ale niezbędne będzie również złożenie, najpóźniej przed zamknięciem rozprawy, rachunku (przeważnie faktury VAT) lub spisu kosztów do akt sprawy.

CIEKAWOSTKA NR 6 czyli ile zasądzą pełnomocnikowi (adwokatowi lub radcy prawnemu) wygrywającego w Sądzie Zamówień Publicznych?

RADCA PRAWNY LUB ADWOKAT WYGRYWAJĄCEGO OTRZYMA W SĄDZIE ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH ZASADNICZO 3600 PLN, ALE MOŻE I WIĘCEJ, JEŚLI ZASŁUŻY!

W kontekście tej ciekawostki mamy złą i dobrą wiadomość.

Zła jest taka, że aktualnie radcowie prawni lub adwokaci zasadniczo otrzymają 3600 PLN od przegrywającego (czyli tyle samo, co w KIO) - przed zmianą przepisów (czyli właściwych rozporządzeń Ministra Sprawiedliwości), która miała miejsce w dniu 6 stycznia 2023 r., Sąd Okręgowy w Warszawie zasądzał znacznie wyższe stawki (12500 PLN) - tak np. w wyroku z dnia 27 maja 2021 r. (sygn. akt XXIII Zs 32/21), w wyroku z dnia 14 października 2022 r. (sygn. akt XXIII Zs 65/22), w wyroku z dnia 28 października 2022 r. (sygn. akt XXIII Zs 130/22).

Dobra natomiast jest taka, że ww. stawka jest stawką minimalną (w KIO stawka 3600 PLN jest stawką maksymalną). Stąd jeśli nakład pracy pełnomocnika będzie znaczący i uzyska to aprobatę w oczach Sądu, można uzyskać zasądzenie wyższych kosztów. Przykłady takich sytuacji są zawarte chociażby w wyrokach Sądu Okręgowego w Warszawie z dnia 10 maja 2024 o sygn. akt XXIII Zs 17/24 oraz XXIII Zs 26/24, w których SZP zasądził dwukrotność ww. stawki minimalnej (na marginesie, pełnomocnik zamawiającego wnioskował o stawkę sześciokrotną, a zatem SZP ostrożnie korzysta z tego uprawnienia).

Warto dodać, że jeśli przedmiotem skargi do SZP będzie wyłącznie postanowienie o kosztach (będzie miała ona charakter zażalenia - patrz ciekawostka nr 3 powyżej), to stawka minimalna przysługująca adwokatowi lub radcy prawnemu wynosi 900 PLN.

CIEKAWOSTKA NR 7 czyli dlaczego nie warto cofać odwołania dopiero w dniu posiedzenia lub rozprawy?

COFNIĘCIE ODWOŁANIA W KIO W DNIU POSIEDZENIA LUB ROZPRAWY BĘDZIE BARDZIEJ DOTKLIWE NIŻ COFNIĘCIE DOKONANE DZIEŃ WCZEŚNIEJ!

Nieraz zdarza się, że odwołujący cofa wniesione przez siebie odwołanie. W tym kontekście warto natomiast pamiętać o tym, że w przypadku cofnięcia odwołania w dniu, na który został wyznaczony termin rozprawy lub posiedzenia z udziałem stron lub uczestników postępowania odwoławczego, odwołujący oprócz tego, że straci 10% z wniesionego wpisu (normalne następstwo cofnięcia odwołania) poniesie również koszty, o których mowa w § 5 pkt 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania (par. 9 ust. 1 pkt 3 lit. b).

Innymi słowy, cofnięcie odwołania zbyt późno będzie wiązało się z koniecznością zwrócenia, zasadniczo zamawiającemu, uzasadnionych kosztów postępowania odwoławczego, w tym dojazdu oraz wynagrodzenia i wydatków jednego pełnomocnika.

CIEKAWOSTKA NR 8 czyli jak typ zakończenia postępowania przed KIO i SZP wpływa na rozstrzygnięcie o kosztach?

JAKIE ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA, TAKIE ROZSTRZYGNIĘCIE O KOSZTACH!

W tym miejscu warto pokrótce przypomnieć jakie są typy zakończenia postępowania przed KIO i SZP i jak wpłyną one na rozstrzygnięcie o kosztach (przy czym wskazujemy wyłącznie najczęściej występujące sytuacje, nie skupiamy się na sytuacjach nietypowych, np. związanych z wniesieniem sprzeciwu przez przystępującego po stronie zamawiającego, częściowym cofnięciem odwołania, etc.).

KIO:

1. ODDALENIE ODWOŁANIA - PŁACI ODWOŁUJĄCY (UWAGA, ZWRÓĆ UWAGĘ NA CIEKAWOSTKĘ NR 9).

2. UWZGLĘDNIENIE ODWOŁANIA - PŁACI ZAMAWIAJĄCY (UWAGA, ZWRÓĆ UWAGĘ NA CIEKAWOSTKĘ NR 9).

3. ODRZUCENIE ODWOŁANIA - PŁACI ODWOŁUJĄCY.

4. UMORZENIE POSTĘPOWANIA (UWZGLĘDNIENIE ODWOŁANIA PRZEZ ZAMAWIAJĄCEGO) - JEŚLI PRZED OTWARCIEM ROZPRAWY, TO NIKT NIE PŁACI (KOSZTY ZNOSZĄ SIĘ WZAJEMNIE), PO OTWARCIU ROZPRAWY PŁACI ZAMAWIAJĄCY.

5. UMORZENIE POSTĘPOWANIA (COFNIĘCIE ODWOŁANIA PRZEZ ODWOŁUJĄCEGO) - JEŚLI PRZED OTWARCIEM ROZPRAWY, TO ODWOŁUJĄCY TRACI 10% WPISU OD ODWOŁANIA (PLUS DODATKOWO KOSZTY, O KTÓRYCH MOWA W CIEKAWOSTCE NR 8 POWYŻEJ), PO OTWARCIU ROZPRAWY ODWOŁUJĄCY STRACI ZA TO POZOSTAŁE 90% WPISU.

6. UMORZENIE POSTĘPOWANIA Z INNEGO POWODU - NIKT NIE PŁACI.

7. ZWROT ODWOŁANIA ODWOŁUJĄCEMU - NIKT NIE PŁACI.

   
   

SĄD ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH:

1. ODDALENIE SKARGI - PŁACI SKARŻĄCY (UWAGA, ZWRÓĆ UWAGĘ NA CIEKAWOSTKĘ NR 9).

2. UWZGLĘDNIENIE SKARGI - PŁACI PRZECIWNIK SKARGI (UWAGA, ZWRÓĆ UWAGĘ NA CIEKAWOSTKĘ NR 9).

3. ODRZUCENIE SKARGI - ZASADNICZO NIKT NIE PŁACI, ALE SĄD MOŻE ZASĄDZIĆ W RAMACH KOSZTÓW POSTĘPOWANIA WYNAGRODZENIE RADCY PRAWNEGO LUB ADWOKATA, BO SKARŻĄCY FORMALNIE PRZEGRYWA SPÓR (patrz np. postanowienie Sądu Okręgowego w Warszawie z dnia 3 stycznia 2024 r. sygn. akt XXIII 62/23)

4. UMORZENIE POSTĘPOWANIA (WYCOFANIE SKARGI) - PŁACI SKARŻĄCY (POŁOWA OPŁATY OD SKARGI) - patrz np. postanowienie Sądu Okręgowego w Warszawie z dnia 4 sierpnia 2022 r. (sygn. akt XXIII Zs 80/22).

CIEKAWOSTKA NR 9 czyli dlaczego mniej zarzutów w odwołaniu i skardze znaczy więcej, również w odniesieniu do kosztów postępowania?

KAŻDY ZARZUT W ODWOŁANIU LUB SKARDZE MA WPŁYW KOSZTY POSTĘPOWANIA!

Przestrzegamy przed mnożeniem zarzutów w odwołaniach i skargach ponad potrzebę. Takie działanie wywoła co najmniej dwa negatywne skutki.

Po pierwsze, mocne zarzuty "utoną" w morzu zarzutów słabych (więcej na ten temat, jak również innych błędów w pisaniu i wnoszeniu odwołań, już kiedyś pisaliśmy na naszym blogu we wpisie pt. "10 przetargowych przykazań wykonawcy - JAK PRZEGRAĆ ODWOŁANIE W KIO?".

Po drugie, nadmierna "kreatywność" w zakresie tworzenia zarzutów przełoży się na koszty postępowania, bo obowiązuje zasada proporcjonalności kosztów w stosunku do liczby zarzutów. Tytułem przykładu, jeśli np. KIO uwzględni jeden zarzut, a w odwołaniu było ich 4, to odwołujący wygra spór w 1/4, co pozwoli mu uzyskać zwrot kosztów postępowania w 1/4 (jednocześnie będzie musiał pokryć koszty zamawiającego w 3/4, a zatem - z punktu widzenia kosztów postępowania - będzie to pyrrusowe zwycięstwo).

W kontekście powyższego warto przywołać postanowienie Sądu Okręgowego w Warszawie z dnia 6 września 2023 r. (sygn. akt XXIII 81/23), w którym SZP uwzględnił skargę zamawiającego i zmienił zaskarżone postanowienie o kosztach zawarte w wyroku KIO.

Sąd uznał, że w związku z faktem, że KIO uwzględniła tylko 1 z 13 zarzutów zawartych w odwołaniu, odwołującemu należy się zwrot kosztów postępowania wyłącznie w 1/13 (pozostałe 12/13 należy się zamawiającemu). Co ważne, SZP wskazał, że nie ma podstaw, aby KIO zasądziła całe koszty postępowania na rzecz odwołującego ze względu na uwzględnienie tzw. "zarzutu głównego". Według Sądu obowiązujące przepisy nie posługują się tym określeniem w kontekście kosztów postępowania.

Reasumując, zarzut to zarzut i danej stronie postępowania należy się tylko tyle kosztów postępowania, ile zarzutów zostanie odpowiednio uwzględnionych/ oddalonych/odrzuconych/umorzonych.

Analogiczne zasady obowiązują również na gruncie postępowania skargowego w SZP, niemniej zdarza się również, że Sąd nie obarcza kosztami postępowania żadnej ze stron (tak np. w postanowieniu Sądu Okręgowego w Warszawie z dnia 7 listopada 2023 r., sygn. akt XXIII Zs 56/23).